初台ボイスケア耳鼻咽喉科（以下，「当院」といいます。）は，本ウェブサイトおよびLINE予約システム（以下，「本サービス」といいます。）を通じて提供するサービスにおける，患者様の個人情報の取扱いについて，以下のとおりプライバシーポリシー（以下，「本ポリシー」といいます。）を定めます。
第1条（個人情報）
「個人情報」とは，個人情報保護法にいう「個人情報」を指すものとし，生存する個人に関する情報であって，当該情報に含まれる氏名，生年月日，住所，電話番号，連絡先その他の記述等により特定の個人を識別できる情報（個人識別符号が含まれるもの）を指します。
第2条（個人情報の収集方法）
当院は，ユーザーが本サービスに登録する際に，氏名，フリガナ，生年月日，性別，電話番号，メールアドレス，住所，LINEのアカウント識別子（LINE UID）などの個人情報をお尋ねします。LINEを使わずにマイページをご利用になる場合は，メールアドレスへパスワード設定用のリンクを送ります。また，イベントのお申し込みフォームからは，氏名およびメールアドレスをお預かりすることがあります。
第3条（個人情報を収集・利用する目的）
当院が個人情報を収集・利用する目的は，以下のとおりです。
- 当院の診察予約および順番待ち管理のため
- LINEを通じた休診等による予約変更のお知らせ，問診回答の催促，その他のお知らせの送信のため
- 電話番号またはメールアドレスによるマイページログインのため，メールでパスワード設定用リンクを送信するため
- 患者様の本人確認および電子カルテとの紐付けのため
- ユーザーからの各種お問い合わせに回答するため（本人確認を行うことを含みます）
- 緊急時のご連絡や医療安全管理上の必要が生じた場合のため
- 診察内容の記録の正確性を高め，診療記録の作成を補助するため（第7条に定める診察音声の録音および文字起こし）
- イベントのお申し込み受付，参加者管理，および当日のご案内のため
- 上記の利用目的に付随する目的
第4条（利用目的の変更）
- 当院は，利用目的が変更前と関連性を有すると合理的に認められる場合に限り，個人情報の利用目的を変更するものとします。
- 利用目的の変更を行った場合には，変更後の目的について，当院所定の方法により，ユーザーに通知し，または本ウェブサイト上に公表するものとします。
第5条（個人情報の第三者提供）
- 当院は，次に掲げる場合を除いて，あらかじめユーザーの同意を得なく，第三者に個人情報を提供することはありません。ただし，個人情報保護法その他の法令で認められる場合を除きます。
- 人の生命，身体または財産の保護のために必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって，本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって，本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
- 前項の定めにかかわらず，次に掲げる場合には，当該情報の提供先は第三者に該当しないものとします。
- 当院が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合（予約管理システムの運営委託など）
- 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
第6条（個人情報の開示，訂正，利用停止等）
患者様ご自身の個人情報に関する開示，訂正，削除，利用の停止などのご請求については，法令の規定に従い，迅速に対応いたします。当院の受付窓口または下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。
第7条（診察音声の録音および文字起こし）
- 当院は，診療記録の作成を補助する目的で，診察中の会話を録音し，音声認識により文字化する場合があります。
- 録音を行う診察室には掲示を行います。スマートフォンで患者登録する際に，録音・文字起こしへの同意または拒否を選択できます。スマートフォンをお使いにならない場合は，受付で口頭確認します。録音をご希望されない場合は，登録時に拒否を選ぶか，受付・診察室でその旨をお申し出ください。お申し出により診療上の不利益が生じることはありません。
- 録音した音声データは，当院内の機器に保存し，文字起こしの精度確認および記載内容の検証に使用します。保存期間は取得から90日間で，期間の経過後は自動的に削除されます。
- 音声認識により作成された文字起こしは下書きであり，そのまま診療記録として確定することはありません。必ず担当医師が内容を確認したうえで診療記録に記載します。
- 担当医師がSOAP形式への整形を指示した場合に限り，文字起こしテキスト（音声データは含みません）を診療記録作成の補助のため外部のAI事業者へ送信することがあります。この処理は海外で行われることがあり，送信先では学習利用を行わない設定とします。整形結果も下書きであり，担当医師の確認を経ずに診療記録として確定することはありません。
- 音声データおよび文字起こしは，前項に定めるSOAP整形および第5条に定める場合を除き，第三者に提供しません。
- 音声データの削除をご希望される場合は，保存期間中であれば第6条の手続によりご請求いただけます。
第8条（プライバシーポリシーの変更）
- 本ポリシーの内容は，法令その他本ポリシーに別段の定めのある事項を除いて，ユーザーに通知することなく，変更することができるものとします。
- 当院が別途定める場合を除いて，変更後のプライバシーポリシーは，本ウェブサイトに掲載したときから効力を生じるものとします。
第9条（お問い合わせ窓口）
本ポリシーに関するお問い合わせは，下記の窓口までお願いいたします。
名称：初台ボイスケア耳鼻咽喉科
住所：〒151-0061 東京都渋谷区初台1丁目49-3 初台パークサイドハイツ 102・103号室
電話番号：03-3376-3387
